こんにちは！まめです。
マルチタスクを効率よく処理するのはなかなか難しいですよね。
特に、HSPはマルチタスクが苦手だという声があります。
【この記事でわかること】
・HSPがマルチタスクが苦手な理由
・HSPのマルチタスク対処法７選
まめマルチタスクが全然できなくて悩んでいる人、もしかしたらそれは気質の影響かもしれません。一緒に対策を行っていきましょう！
HSPがマルチタスクが苦手な理由とは？
エレイン・N・アーロン博士は、HSPの4つの特性として「D・O・E・S」をあげています。
D：深く考えて行動する/Depth of processing
O：過剰に刺激を受けやすい/being easily Overstimulated
E：共感力が高い/being both Emotionally reactive generally and having high Empathy in particular
S：些細なことに気づく/being aware of Subtle Stimuli
HSPの方は、この特性に基づいて、マルチタスクが苦手な傾向があります。
物事を深く処理する傾向があるから
上記で述べた通り、HSPの方は、物事を深く考える傾向があります。
淡々とこなすべきタスクの意味を考えすぎたり、丁寧にこなしすぎて、脳のリソースを大きく割いてしまうのです。
1つのタスクに対して、他の人の倍以上の時間がかかってしまう。
そのスタンスが活きる場ももちろんたくさんあるのですが、スピードと効率を求められるマルチタスクには合わないことがあります。
まめパッパッとできるようになるまでには、時間がかかることもしばしば。
細部まで気が付くから
HSPの方は、些細なことに気が付く性質があります。
よく気が付くばかりに「これはこうなってるけれどいいの？この場合はこれが正しいの？」
と疑問でいっぱいになってしまい、タスクをこなすのに時間がかかってしまうのです。
まめじっくり1つのタスクと向き合ううちに、他のタスクがどんどんたまっていく……
分からないことがあるとモヤモヤがたまって効率も悪くなるけれど、不完全な状態で完了したくない。
上司に聞きに行こうと思っても、何回も聞くのも申し訳ないし、忙しそうだと気を使ってしまいますよね。
まめ一回説明しただけで、パッとできるようになる人が羨ましい……いっつも疑問だらけになっちゃう。
一度にたくさんのことをしようとすると混乱するから
HSPの方はその性質から、常に受け取る情報がとても多いです。
なので、一度に複数のことをしようとすると、頭がパンクしてしまいます。
混乱したままタスクに取り組むとより効率が悪くなってしまい、悪循環にはまってしまうこともあります。
まめパンクすると、頭が本当に回らなくなるよね……
HSPのマルチタスク対策法7選
では、実際にマルチタスクの対策法を見ていきましょう。
優先順位をつける
自分の中で明確な優先順位をつけておきましょう。
当たり前かもしれませんが、忙しくなると、どうしても目の前の仕事に取り組んでしまいがちです。
まめ大事な仕事が後回しになり、納期に間に合わないという事態は避けたいですよね。
納期が迫っているのにもかかわらず、自分の中で優先順位が分からなくなったら、上司に相談することもおすすめします。
優先順位は、以下で述べるリストを作りながら確認していきましょう！
管理表やTODOリストを作成する
- 内容
- 仕事を受けた日付
- 納期
- 優先度
- 進捗
を、紙やExcel、専用ツール等にリストにまとめてしまいましょう。
これには、3つのメリットがあります。
①タスク漏れを減らすことができる
指示を受けたあと、すぐに表に記入しておくと、頭から抜けるのを防げます。
まめ上記以外にも、内容に関する細かい指示なども、忘れないうちに記入しておくのがおすすめです。
②タスクの優先順位が分かる
自分が抱えるタスクの一覧を作ると、納期や業務量を元に、おのずと優先順位が見えてきます。
③今やっているタスク以外のことを頭から追い出せる
タスクを書き出しておかないうちは、「あの仕事、忘れないようにしなきゃ……」と、自分の記憶に頼ることになります。
しかし、見ればわかる状態をつくっておけば、詳細に覚えておく必要はないのです。
その分の脳のキャパを、他のことに有効に使いましょう。
1つのタスクにかかる時間を把握しておく
タスクを行うときは、時間を測っておきましょう。
タスクにかかる時間を把握しておくことで、タスクを行う順番が組み立てやすくなります。
また、自分がどれくらいの作業量を抱えているのかわかり、納期に間に合わないという事態を防げます。
まめ早い段階で明らかに間に合わないとわかったら、余裕をもって上司にヘルプを出せるよね。
きちんと把握できていると、漠然とした不安を減らすことができます。
机の上やフォルダを整理しておく
机の上の汚さと、頭の中の混乱度合いは、比例します！
まめいいきった！（笑）
机の上の必要な書類以外を、すべてしまうか処分しましょう。
PC上のフォルダも同様です。
必要ないものに関しては削除を進め、後から見ても分かりやすいフォルダ名をつけておきましょう。
どこに何があるか把握することで、探すための時間を減らすことができるだけでなく、頭もスッキリします。
上司への報連相を正確に、こまめに行う
上司への報連相は、きちんと行いましょう。
部や、課のミーティングで進捗報告をする機会があるならば、できれば詳細に報告を行いましょう。
もし、納期に対して遅れ気味な仕事があれば、軌道修正のための指示を出してくれるはずです。
1人で抱え込んでしまわず、上司と進捗を共有することで、責任も共有できます。
まめこれは、私の尊敬する上司の方がよく言ってくれていたことでした。
頭の中が混乱してしまう前に、こまめに報告するのがポイントです。
メールの返信など簡単なタスクはすぐ行う
メールの返信などのすぐ終わるタスクは、すぐに処理してしまいましょう。
あてでいいや……とそのままにしておくと、いざやろうと思ったとき、内容を思い出すための時間が必要になります。
また、積み重なっていくと、いつのまにか抜けてしまうこともあります。
自分のためにも、相手のためにも、できるだけすぐに対応してしまいましょう。
メールの返信に時間をかけない
上記の内容と重なる部分はありますが、メールの返信に時間をかけないようにしましょう。
HSPの方は、文章作成するときに、
「こういう言い方は相手に誤解を招くかな……」
「わかりやすく丁寧に説明しなきゃ……」
と考えてしまいがちです。
その配慮も非常に大切なのですが、すべての返信に考えすぎていると、大きく時間を取られてしまいます。
仕事を効率よく進めるためと割り切って、てきぱき返信していきましょう。
まめなかなかむずかしいけど、意識するだけでも違うよ。
まとめ
【まとめ】
HSPがマルチタスクが苦手な理由
・物事を深く処理する傾向があるから
・細部まで気が付くから
・一度にたくさんのことをしようとすると混乱するから
HSPのマルチタスク対処法７選
①優先順位をつける
②管理表やTODOリストを作成する
③1つのタスクにかかる時間を把握しておく
④机の上やフォルダを整理しておく
⑤上司への報連相を正確に、こまめに行う
⑥メールの返信など簡単なタスクはすぐ行う
⑦メールの返信に時間をかけない
いかがだったでしょうか。
私も、マルチタスクがすごく苦手です。
その中で、上司の方にいただいたアドバイスや、自分なりに考えて実行していた対策も盛り込みました。
マルチタスクが苦手で悩んでいる方の助けに、少しでもなれたら幸いです。
以上、閲覧いただきありがとうございました(*^^*)
